Rechnung schreiben in Deutschland: Ratgeber 2026
Ob als Freiberufler, Kleinunternehmer oder GmbH – eine Rechnung muss in Deutschland bestimmte gesetzliche Angaben enthalten, damit sie steuerlich anerkannt wird und der Empfänger den Vorsteuerabzug geltend machen kann. Dieser Ratgeber fasst die wichtigsten Regeln zusammen.
Die 9 Pflichtangaben nach § 14 UStG
Jede ordnungsgemäße Rechnung muss laut Umsatzsteuergesetz folgende neun Angaben enthalten:
| 1 | Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens |
|---|---|
| 2 | Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers |
| 3 | Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Leistenden |
| 4 | Ausstellungsdatum der Rechnung |
| 5 | Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer |
| 6 | Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung |
| 7 | Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Leistungsdatum) |
| 8 | Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie vereinbarte Preisminderungen |
| 9 | Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag – oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung |
Fehlt eine dieser Angaben, gilt die Rechnung als formell fehlerhaft. Das kann dazu führen, dass das Finanzamt dem Empfänger den Vorsteuerabzug verweigert.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
Für Rechnungen bis 250 € brutto gelten nach § 33 UStDV vereinfachte Anforderungen: Eine separate Angabe des Leistungsempfängers und die Aufschlüsselung von Netto- und Steuerbetrag können entfallen, es genügt der Bruttobetrag inklusive Steuersatz. Diese Erleichterung gilt jedoch nicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen oder im Reverse-Charge-Verfahren.
Rechnungen als Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist auf der Rechnung keine Umsatzsteuer aus. Seit 2025 gilt die Regelung, solange der Vorjahresumsatz 25.000 € und der laufende Jahresumsatz voraussichtlich 100.000 € nicht übersteigt. Auf der Rechnung sollte ein Hinweis stehen, etwa: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
E-Rechnungspflicht seit 2025
Seit dem 1. Januar 2025 gilt im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich die E-Rechnungspflicht. Alle inländischen Unternehmen müssen seither in der Lage sein, elektronische Rechnungen in strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen. Für die Pflicht zur Ausstellung gelten großzügige Übergangsfristen – je nach Unternehmensgröße bis Ende 2026 bzw. Ende 2027. Wichtig: Eine einfache PDF-Datei gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung, sondern nur als „sonstige Rechnung“, die während der Übergangsfristen weiterhin mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden darf. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sowie im B2C-Bereich (Rechnungen an Privatpersonen) gilt die E-Rechnungspflicht nicht.
Zahlungsfristen und Fälligkeit
Ohne ausdrückliche Vereinbarung ist eine Rechnung sofort nach Zugang fällig. In der Praxis üblich sind Zahlungsziele von 14 oder 30 Tagen, die auf der Rechnung klar angegeben werden sollten. Bei Geschäften zwischen Unternehmen tritt der Zahlungsverzug automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein, ohne dass es einer gesonderten Mahnung bedarf.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege – also auch für Ein- und Ausgangsrechnungen – von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die verkürzte Frist gilt für alle Rechnungen, deren zehnjährige Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Für Jahresabschlüsse, Bilanzen und Inventare gelten weiterhin zehn Jahre.
Rechnung korrigieren – was tun bei Fehlern?
Eine bereits verschickte Rechnung darf nicht einfach nachträglich verändert werden. Bei Fehlern wird entweder eine Rechnungskorrektur mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer ausgestellt, oder die fehlerhafte Rechnung wird storniert und durch eine neue, korrekte Rechnung mit neuer Rechnungsnummer ersetzt.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus und sollten stattdessen einen kurzen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung auf der Rechnung ergänzen.
Reicht eine PDF-Rechnung 2026 noch aus?
Im B2C-Bereich und bei Kleinbetragsrechnungen ja. Im inländischen B2B-Bereich gilt PDF nur noch als „sonstige Rechnung“ und ist während der gesetzlichen Übergangsfristen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin zulässig.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Seit der Gesetzesänderung durch das BEG IV grundsätzlich acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Brauche ich zwingend eine fortlaufende Rechnungsnummer?
Ja. Die Rechnungsnummer muss einmalig und fortlaufend vergeben werden, damit die Rechnung eindeutig identifizierbar ist – eine der neun Pflichtangaben nach § 14 UStG.