Mahnung schreiben: Verzugszinsen, Fristen und Muster (2026)
Der Kunde zahlt nicht – und jetzt? Dieser Ratgeber erklärt, wann eine Rechnung automatisch überfällig wird, wie das übliche Mahnverfahren abläuft und wie Sie Verzugszinsen für 2026 korrekt berechnen.
Wann gerät ein Kunde automatisch in Zahlungsverzug?
Anders als viele annehmen, ist für den Verzugseintritt im Geschäftsverkehr keine Mahnung nötig: Nach § 286 Abs. 3 BGB gerät der Schuldner einer Entgeltforderung automatisch spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug – ganz ohne gesonderte Erinnerung. Bei Privatkunden (B2C) tritt dieser automatische Verzug nur ein, wenn auf der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen wurde. Alternativ tritt Verzug auch schon früher ein, sobald eine Mahnung zugegangen ist (§ 286 Abs. 1 BGB).
Das dreistufige Mahnverfahren
Gesetzlich vorgeschrieben ist es nicht, in der Praxis hat sich aber ein bewährter Ablauf etabliert, der professionell wirkt und im Streitfall die eigene Sorgfalt dokumentiert:
Stufe 1: Freundliche Zahlungserinnerung
Zeitpunkt: etwa 1–7 Tage nach Überschreiten des Zahlungsziels. Tonfall: sachlich und freundlich, oft reicht schon ein höflicher Hinweis auf eine mögliche Unstimmigkeit.
Stufe 2: Erste Mahnung
Klarer Ton, mit konkreter neuer Zahlungsfrist (üblich: 7–14 Tage) und Hinweis auf den bereits eingetretenen Verzug.
Stufe 3: Zweite/letzte Mahnung
Deutlicher Hinweis auf mögliche weitere Schritte (Inkasso, gerichtliches Mahnverfahren), oft inklusive der bereits angefallenen Verzugszinsen und Pauschale.
Verzugszinsen 2026 berechnen
Die Höhe der gesetzlichen Verzugszinsen richtet sich nach dem von der Deutschen Bundesbank veröffentlichten Basiszinssatz, der jeweils zum 1. Januar und 1. Juli neu festgelegt wird.
| Geschäftsart | Zinssatz 2026 |
|---|---|
| Privatkunden (B2C) | Basiszinssatz + 5 Prozentpunkte |
| Geschäftskunden (B2B) | Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte |
Formel: Verzugszinsen = Rechnungsbetrag × Zinssatz × Verzugstage ÷ 365
Der genaue Prozentsatz schwankt leicht mit jeder Anpassung des Basiszinssatzes – für eine taggenaue Berechnung lohnt sich ein Blick auf den aktuellen, von der Bundesbank veröffentlichten Wert.
Die 40-Euro-Pauschale bei B2B-Geschäften
Zusätzlich zu den Verzugszinsen können Unternehmen bei Geschäften mit anderen Unternehmen nach § 288 Abs. 5 BGB eine Pauschale von 40 Euro je verspätet bezahlter Rechnung verlangen – ganz ohne Nachweis eines konkreten Schadens. Diese Pauschale gilt ausschließlich im B2B-Bereich, nicht gegenüber Verbrauchern.
Was gehört in eine Mahnung?
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum der überfälligen Rechnung
- Offener Betrag und ursprüngliches Fälligkeitsdatum
- Neue, klar benannte Zahlungsfrist
- Bei späteren Mahnstufen: Hinweis auf Verzugszinsen und ggf. die 40-Euro-Pauschale
Häufige Fragen
Muss ich vor der ersten Mahnung eine Frist setzen?
Nein, im B2B-Bereich tritt der Verzug bei Entgeltforderungen ohnehin automatisch nach 30 Tagen ein. Eine Mahnung ist trotzdem üblich, um den Kunden höflich zu erinnern.
Gilt die 40-Euro-Pauschale auch bei Privatkunden?
Nein, die Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB gilt ausschließlich, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist, also nur im B2B-Geschäft.
Wie oft sollte ich mahnen, bevor ich rechtliche Schritte einleite?
Üblich sind zwei bis drei Mahnstufen. Es gibt dafür keine gesetzliche Pflicht – bei wiederholt säumigen Kunden kann auch früher ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden.