Rechnung stornieren und korrigieren: Anleitung mit Beispiel
Ein falscher Betrag, eine falsche Adresse oder ein vergessener Rabatt – Fehler auf Rechnungen passieren. Wichtig ist nur, sie richtig zu korrigieren. Dieser Ratgeber zeigt Schritt für Schritt, wie eine Stornorechnung funktioniert.
Warum man eine Rechnung nicht einfach löschen darf
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung) schreiben vor, dass einmal ausgestellte Rechnungen unveränderbar aufbewahrt werden müssen. Eine fehlerhafte Rechnung darf also weder gelöscht noch nachträglich überschrieben werden – auch dann nicht, wenn sie noch niemand bezahlt hat. Stattdessen wird sie durch eine sogenannte Stornorechnung (auch Korrekturrechnung oder umgangssprachlich „Gutschrift" genannt) aufgehoben.
Zwei Situationen: verschickt oder noch nicht verschickt
Ob eine formale Stornorechnung nötig ist, hängt davon ab, ob die fehlerhafte Rechnung den eigenen Machtbereich bereits verlassen hat.
- Rechnung noch nicht verschickt: Sie kann intern storniert und einfach durch eine neue, korrigierte Rechnung ersetzt werden. Wichtig: Die ursprüngliche Rechnungsnummer darf nicht einfach verschwinden – dokumentieren Sie kurz, warum diese Nummer fehlt, damit die fortlaufende Nummerierung nachvollziehbar bleibt.
- Rechnung wurde bereits versendet: Jetzt ist eine formale Stornorechnung mit Bezug auf die Originalrechnung erforderlich – ein einfaches „Vergessen" der alten Rechnung ist nicht zulässig.
Vollstorno oder Teilkorrektur?
Bei einer bereits versendeten Rechnung gibt es zwei Varianten:
Vollstorno
Die komplette Rechnung wird aufgehoben. Die Stornorechnung enthält dieselben Positionen wie das Original, jedoch mit negativen Beträgen – in der Summe ergeben Original und Storno null. Danach kann bei Bedarf eine komplett neue, korrekte Rechnung mit neuer Rechnungsnummer ausgestellt werden.
Teilkorrektur
Betrifft der Fehler nur einzelne Positionen (z. B. einen falschen Einzelpreis), reicht eine Korrektur über die Differenz. Die Originalrechnung bleibt für alle übrigen, korrekten Positionen weiterhin gültig.
Was muss auf der Stornorechnung stehen?
Eine Stornorechnung braucht grundsätzlich dieselben Pflichtangaben wie eine normale Rechnung (siehe die neun Pflichtangaben nach § 14 UStG), zusätzlich aber:
- Eine eigene, neue und fortlaufende Rechnungsnummer
- Einen klaren Verweis auf die Nummer und das Datum der ursprünglichen Rechnung
- Die Kennzeichnung als „Stornorechnung" oder „Rechnungskorrektur"
- Negative Beträge in Höhe der zu stornierenden Positionen
Beispiel einer Stornorechnung
Häufige Fragen
Kann ich eine bezahlte Rechnung noch stornieren?
Ja. In diesem Fall wird der zu viel gezahlte Betrag über die Stornorechnung als Gutschrift verrechnet oder zurückerstattet – die Vorgehensweise bei der Rechnungsstellung selbst ändert sich dadurch nicht.
Muss die alte Rechnungsnummer wiederverwendet werden?
Nein, im Gegenteil: Die Stornorechnung bekommt immer eine eigene, neue fortlaufende Nummer. Die alte Nummer bleibt als „storniert" dokumentiert bestehen.
Reicht eine mündliche Absprache mit dem Kunden zur Korrektur?
Nein. Für die Buchhaltung und das Finanzamt zählt ausschließlich die schriftliche, formal korrekte Storno- bzw. Korrekturrechnung.